LIFA Air tietosuojaseloste 2020

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä
Oy Lifa Air Ltd
Vellamonkatu 30 B 00550 Helsinki
Puh. +358 9 394 858 
myynti@lifa.net

2. Rekisteröidyt
Rekisterissämme ovat laskutettavat ja potentiaaliset asiakkaamme, tavarantoimittajamme ja yhteistyökumppanimme sekä työntekijöidemme työhön ja toimialoihimme liittyvän verkoston henkilöt, jotka olemme tavanneet esimerkiksi jonkin tapahtuman yhteydessä.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Pidämme tietosuojajärjestelmässämme rekisteriä erilaisiin tarpeisiin. Liiketoimintamme edellytyksenä pidämme yhteyttä aktiivisesti asiakkaisiimme, toimittajiimme sekä yhteistyökumppaneihimme. Tiedotamme säännöllisesti mm. päivitetyistä tuotetiedoista, tapahtumista, koulutuksista tai muista asioista tarjoamiemme tuotteiden toimialoihin liittyen. Mikäli haemme uusia yhteystietoja yrityksistä, käytämme siihen vain avoimia julkisia tietoja.

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • Asiakassuhteen hoitaminen
  • Tuotteistamme kertominen
  • Kutsuminen tapahtumiin/koulutuksiin
  • Toimialan ajankohtaisuuksien tiedottaminen


4. Rekisteriin tallennettavat yhteystiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yritys:
Yrityksen nimi
Y-tunnus
Osoite
Puhelinnumero
Tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
Sopimukset

Henkilöiden tiedot:
Etunimi, Sukunimi
Puhelin työhön
Sähköposti töihin
Muistiinpanot neuvotteluista

5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen myynti@lifa.net.

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kerätyt asiakastiedot kerätään usealla eri tavalla:

  • Asiakas luovuttaa omat tiedot asiakassuhteen syntymistä varten suullisesti tai sähköpostilla
  • Asiakas antaa tiedot verkkolomakkeen kautta
  • Yritysten ja yhteisöjen julkiset rekisterit (internetsivut)
  • Julkiset rekisterit kuten PRH ja VIES
  • Mm. laskutustietojen varmistamiseen käytämme asiakastiedot suljettua rekisteriä käsitellessämme asiakkaaksi tahtovien asiakkaiden laskutustietoja.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

  • Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Lifa Air Oy:n ulkopuolelle.
  • Luovutamme tietoja F-tili Oy:lle laskutusta varten. F-Tili Oy on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
  • Joitain yksittäisiä asiakasyhteystietoja saatamme siirtää jälleenmyyjillemme Eurooppaan ja Euroopan ulkopuolelle. Huolehdimme jälleenmyyjäsopimuksissa henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
  • Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:
  • Zoho Corporation
  • Aditro /Tikon
  • Microsoft Office 365

8. Käsittelyn kesto
Asiakasyrityksemme tietoja käsitellään niin kauan kuin asiakkuus tai mahdollinen asiakkuus on voimassa. Mikäli asiakasyrityksemme rekisteröity yhteyshenkilö kokee, ettei halua enää tietojaan käsiteltävän, pääsee hän poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

9. Henkilötietojen käsittelijät
Asiakasrekisteriä käsittelevät Lifa Air Oy:n työntekijät työhön soveltuvin osin. Lisäksi tietoja käsittelevät myös laskutuksen meille hoitava F-tili Oy:n työntekijät. Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja salasanoin ja käyttäjätunnuksin. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja siirretään säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tarvittaessa (Asiakkaan yhteydenotto siirretään jälleenmyyjälle). Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Käytämme tarkoin valikoituja tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. Tämä tehdään yhteystietojen luokittelujen kautta mm. toimialan mukaisesti. Kaikki viestimme jaetaan kunkin toimialaluokituksen mukaan, jolloin voimme kohdentaa viestin sisältöä sen toimialan asiakkaille, jotka ovat viestin sisällön kannalta olennaisia. Lisäksi ohjelmistossamme on käytössä joitain automaattisia toimintoja, jotka takaavat asiakkaalle kohdennetun viestin parantamisen (mm. yksittäisen linkin avannut asiakas voi saada jatkotoimia sisältävän seuraavan viestin ajastetusti). Tällä pyritään siihen, että tietyistä viestin sisällöstä kiinnostuneet asiakkaat saavat mahdollisuuden saada lisätietoa asiasta.